Ledenparticipatie beleid

UITGANGSPUNTEN

• Om alle activiteiten, trainingen en werkzaamheden goed te laten verlopen, zijn er binnen de vereniging veel taken.
• Een aantal vrijwilligers ondersteunt onze club door één of meerdere taken te vervullen.  De overige taken moeten door de leden worden ingevuld.
• Ieder lid van EOC heeft de plicht om een steentje bij te dragen aan het vervullen van de overgebleven taken binnen onze vereniging.
• Dit door de ALV vastgestelde participatiebeleid beschrijft hoe dit in zijn werkt gaat

VRIJWILLIGERSCOMMISSIE

• Aanspreekpunt voor alle partijen voor wat betreft vrijwilligerszaken.
• Opstellen van een vrijwilligersdatabase per commissie.
• Overzicht bewaren over alle taken binnen de vereniging.
• Beoordelen en desgewenst toevoegen van nieuwe taken.
• Participatiebeleid beheren en rapporteren aan het bestuur

PARTICIPANTEN

Binnen de actieve leden van EOC is er een onderverdeling in peutergroepen, jeugd, junioren en senioren. Voor dit vrijwilligersbeleidsplan gaan we van het volgende uit:

• Als onderdeel van het lidmaatschap moeten alle leden van 16 jaar tot 65 jaar én ouders/verzorgers van jeugdleden jonger dan 16 jaar, minimaal 4 uur per seizoen (lopende van augustus tot juli) taken uitoefenen voor onze vereniging.
• Wanneer meerdere kinderen jonger dan 16 jaar binnen één gezin actief zijn, hoeft door de ouders/verzorgers maar voor één kind taken gedaan te worden.

VOORBEELDEN

1. Gezin met vader, moeder en 3 kinderen. Moeder gymt bij de senioren, 2 kinderen jonger dan 16 jaar turnen bij de jeugd. Van moeder wordt verwacht dat zij minimaal 4 uur taken uitvoert omdat zij actief lid is. Omdat de kinderen zelf nog geen taken kunnen doen, zal een van de ouders deze verantwoording op zich moeten nemen. Dit betekent dat de moeder en/of vader gezamenlijk 8 uur aan taken gaan uitvoeren.
2. Gezin met vader, moeder en 2 kinderen. Ouders zijn geen lid, oudste kind is ouder dan 16 jaar en de jongste is jonger dan 14 jaar. Het oudste kind moet zelf taken uitvoeren. Voor de jongste is één van de ouders verantwoordelijk, van hen wordt verwacht om 4 uur aan taken uit te voeren. Dit kan moeder zijn, maar ook vader. (Dit geldt overigens ook bij gescheiden ouders).

VOORWAARDEN 

• Een geplande taak kan (veelal) niet verplaatst worden. Verzorg zelf vervanging als je je verplichting niet na kunt komen. Geef dit door aan degene die aanspreekpunt is voor jouw taak. Mocht er op het allerlaatste moment een calamiteit voorvallen, dan bel je de commissiecoördinator. Overigens moeten de werkzaamheden daarna alsnog uitgevoerd worden!
• In het geval dat een turnles wordt afgelast, gaan taken gewoon door. Neem contact op met het aanspreekpunt van de commissie waarvoor je een taak doet, of kom naar het gebouw.
• In de schoolvakanties gaan taken gewoon door. Uiteraard proberen we zoveel mogelijk rekening te houden met de vakanties, maar activiteiten en werkzaamheden staan niet stil. Laten vervangen kan natuurlijk altijd.
• Als je vervanger niet komt, ben jij verantwoordelijk, geen ander. Het is daarom aan te raden goede afspraken te maken en elkaar nog even te herinneren aan afspraken. Als de taak niet door je vervanger wordt uitgevoerd, wordt jij daarop aangesproken.

NIEUWE LEDEN

• Een nieuw lid bij EOC wordt middels een bijlage bij het inschrijfformulier op de hoogte gesteld van het vrijwilligersbeleid en de praktische invulling hiervan.
• Ieder kwartaal dient de ledenadministratie een update te geven van alle mutaties die dat kwartaal hebben plaatsgevonden (nieuwe leden, afmeldingen, mutatie tussen rustende en actieve leden). Deze mutaties dienen te worden doorgegeven aan de vrijwilligerscommissie, zodat deze verwerkt kunnen worden

VRIJSTELLING / AFKOOP

• Leden of ouders/verzorgers die blijvende gezondheidsproblemen ondervinden en waarvoor geen passende taak gevonden kan worden en daardoor geen bijdrage kan leveren, hoeven niet te participeren. Zij kunnen dit melden aan de vrijwilligerscoördinator of het bestuur.
• Afkoop van de participatie bedraagt €50,- per persoon, per seizoen. Van dit geld worden leden gevraagd om tegen kleine vergoeding extra taken op zich te nemen of wordt professionele hulp ingeschakeld.

CONSEQUENTIES

In dit participatiebeleid is vastgelegd wat de consequenties zijn als er geen gehoor aan wordt gegeven. Als iemand geen bijdrage levert, dan wordt de volgende procedure gehanteerd:

• De vrijwilligerscommissie verzorgt aan het bestuur een lijst met personen, die zonder reden geen bijdrage hebben geleverd tijdens het seizoen.
• De penningmeester vraagt, namens het bestuur, de persoon in kwestie om haar bijdrage af te kopen.
• De persoon heeft twee weken om het geld over te maken.
• Indien hier geen gevolg aan gegeven wordt, volgt een laatste verzoek tot betaling.
• De persoon heeft twee weken om het geld over te maken.
• Indien hier opnieuw geen gevolg aan gegeven wordt, wordt het lid per direct uitgeschreven. Het lid is verplicht om aan haar laatste verplichtingen te voldoen en wordt vervolgens uitgeschreven. De persoon in kwestie en de trainer worden hierover schriftelijk (email of brief) in kennis gesteld.
  
  Er wordt hierbij geen onderscheid gemaakt, iedereen is gelijk!

TAKEN

De commissies inventariseren voor de start van het seizoen welke taken gedaan moeten worden, wanneer en met welke inspanning/frequentie. Dit kunnen o.a. zijn:

• Schoonmaak kleedkamers, gangen, trappen, zaal, attributen, ruimtes boven [accomodatiecommissie]
• Hulp bij kamp, feesten etc. [activiteitencommissie]
• Onderhoud van het gebouw (schilderen, reparaties) [accomodatiecommissie]
• Commissie- of bestuursactiviteiten [bestuur]
• Hulp tijdens wedstrijden: jury (mits bevoegd), kaartcontrole, begeleiding wedstrijdgroep, klaarzetten toestellen [wedstrijdscommissie]
• Kascontrole [bestuur]
• Schrijven van krantenartikelen of clubbladbijdragen [sponsorcommissie]
• Actief werven van sponsors [sponsorcommissie]